En los foros de Power BI la pregunta se repite desde 2019, en empresas de 50, 200 o 500 licencias Pro: cómo saber cuáles se usan. La respuesta suele ser la misma, que no hay un botón para eso. Lo que sí hay son dos fuentes que, puestas una al lado de la otra, responden la pregunta: la lista de quién tiene la licencia y el registro de lo que cada persona hizo en Power BI.
Desde abril de 2025 la licencia Pro cuesta USD 14 por usuario al mes. Con 50 licencias y una de cada cuatro sin uso, son unos USD 175 al mes, USD 2.100 al año, que se pagan por nada.
Lo corto
- La lista de licencias sale del centro de administración de Microsoft 365, en Facturación > Licencias.
- La actividad sale del registro de auditoría de Microsoft Purview, que guarda 180 días (no 90, como dicen muchas respuestas antiguas).
- Se cruzan en Excel con una fórmula: quien tiene Pro y no aparece en el registro no usó Power BI en el período.
- Quitar la licencia no baja la factura por sí solo: hay que reducir la cantidad en la suscripción, y eso tiene ventanas.
Antes de partir: permisos y una revisión
Hacen falta dos permisos, que pueden estar en la misma persona o en dos distintas:
- Para la lista de licencias: un rol de administración de Microsoft 365 que vea las licencias, como Administrador de licencias, Administrador de usuarios o Administrador global.
- Para el registro de auditoría: el rol Audit Logs o View-Only Audit Logs en el portal de Microsoft Purview. El segundo basta y no deja cambiar nada.
Y una revisión: para que la actividad de Power BI quede en el registro, la auditoría tiene que estar activa en el portal de administración de Power BI (opción Audit logs). En la gran mayoría de los tenants ya lo está, pero si nadie la encendió, el registro va a salir vacío y la conclusión sería que nadie usa Power BI.
Paso 1. Quién tiene la licencia Pro
- Entre al centro de administración de Microsoft 365 y vaya a Facturación > Licencias.
- Seleccione Power BI Pro. Aparece la lista de asignaciones.
- Para tenerla en un archivo, vaya a Usuarios > Usuarios activos, filtre por la licencia asignada Power BI Pro y use Exportar usuarios. Queda un CSV con el nombre principal de usuario (UPN) de cada persona.
Dos cosas que conviene mirar antes de seguir:
- Asignación por grupo. Si la licencia se asigna a un grupo, en la página de licencias aparece el nombre del grupo y no las personas. Los miembros se ven en Equipos y grupos > Equipos y grupos activos.
- Pro incluida en E5. Quien tiene Microsoft 365 E5 u Office 365 E5 ya trae Power BI Pro dentro. Esas personas no aparecen bajo Power BI Pro y tampoco se ahorra nada quitándoles el uso; el ahorro está en las licencias Pro compradas aparte.
Paso 2. Qué hizo cada persona en Power BI
- Entre al portal de Microsoft Purview y abra la solución Audit (si no aparece, está en View all solutions).
- En Search, ponga el rango de fechas. El máximo son 180 días, en hora UTC.
- En Workloads, elija Power BI. Si prefiere acotar, en Record types elija
PowerBIAudit. - Deje vacío el campo de usuarios para traer a todos y lance la búsqueda. Corre en segundo plano; puede cerrar el navegador y volver.
- Cuando termine, ábrala y use Export para bajar el CSV.
Un límite que pilla a las empresas medianas: con Audit (Standard), la exportación trae hasta 50.000 filas. Seis meses de actividad de unas cien personas pueden pasar ese número fácilmente. Si la búsqueda devuelve más, divídala en tramos de uno o dos meses y exporte cada uno, o acote las actividades. Para saber si alguien usa Power BI, alcanza con estas operaciones:
| Operación | Qué registra |
|---|---|
ViewReport | Abrió un informe |
ViewDashboard | Abrió un panel |
ViewTile | Vio un mosaico de un panel |
ExportReport | Exportó un informe o los datos de un visual |
AnalyzeInExcel | Usó Analizar en Excel |
CreateEmailSubscription | Creó una suscripción por correo |
Se escriben, separadas por comas, en el campo Activities - operations names, tal cual aparecen. Una operación mal escrita no da error: simplemente no trae nada.
Paso 3. El cruce en Excel
Abra los dos CSV en el mismo libro. Convierta el de la auditoría en tabla
(Ctrl + T) y llámela Auditoria; si exportó por tramos, pegue todos los
tramos uno debajo del otro en esa misma tabla. Haga lo mismo con la lista de licencias y llámela
Licencias.
En la tabla de licencias agregue una columna Eventos que cuente cuántas veces aparece cada persona en el registro:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Auditoria[UserId];[@[User principal name]])Ajuste los nombres de columna a los de sus archivos: en el CSV de auditoría el usuario suele
venir como UserId y en el de usuarios como User principal name o
Nombre principal de usuario. El cruce se hace por ese nombre, no por el correo, porque en
algunas empresas los dos no coinciden. En Excel en inglés la función es COUNTIFS, y
si su configuración separa con comas, cambie el punto y coma.
Filtre la columna por cero. Esa es la lista: personas con Power BI Pro que no abrieron un informe ni un panel en todo el período.
Paso 4. Antes de quitar nada
La lista de ceros no es una orden de corte. Es una lista de conversaciones cortas. Revise tres casos antes de tocar una licencia:
- Lo que se usa una vez al año. Un informe de cierre anual, de presupuesto o de una auditoría externa puede no abrirse en seis meses. Pregunte al jefe del área antes de quitar.
- Quien publica pero no mira. Una persona que solo publica desde Power BI Desktop aparece en el registro por operaciones distintas de las de la tabla. Si acotó las actividades en el paso 2, revise a los ceros contra una búsqueda sin filtro de actividad, solo para ellos.
- Quien solo mira, en capacidad Premium o Fabric. Si el contenido que esa persona ve está en un área de trabajo con capacidad Premium o Fabric F64 o mayor, puede verlo con una licencia gratuita. Ahí la licencia Pro sobra aunque la persona sí use Power BI. En capacidad compartida, en cambio, ver contenido de otros exige Pro.
Paso 5. Que el ahorro llegue a la factura
Quitar la asignación en Facturación > Licencias > Power BI Pro > Cancelar asignación de licencias deja la licencia libre, pero se sigue pagando. Para pagar menos hay que reducir la cantidad en la suscripción: Facturación > Sus productos, elegir la suscripción y Quitar licencias.
Ese botón tiene condiciones. Con el contrato de cliente de Microsoft (MCA), las licencias se pueden quitar solo dentro de los siete días siguientes a la compra o la renovación; fuera de esa ventana, el cambio rige desde la renovación. Si la suscripción se compró a través de un partner (CSP), la reducción se pide al partner. Por eso conviene hacer este ejercicio un par de meses antes de renovar, no la semana después.
Para no partir de cero la próxima vez
El registro de auditoría se borra solo después de 180 días. Si exporta el CSV cada mes y lo
guarda, en un año tiene la historia completa y el caso del informe anual deja de ser una duda.
Quien prefiera automatizarlo tiene la API de administración de Power BI
(Get Activity Events), que entrega los últimos 28 días, de a un día por llamada, y
exige un administrador de Fabric o una entidad de servicio.
Lo que este método no muestra
El cruce responde quién no usa su licencia. No responde otras preguntas que suelen salir apenas se mira el registro:
- Qué informes y modelos nadie abre. El registro cuenta las visitas de los informes que se abrieron; uno que nadie abrió simplemente no aparece, y para verlo hay que cruzarlo con el inventario completo de informes.
- Qué actualizaciones fallan todos los días sin que nadie lo note.
- Quién recibe qué por suscripción de correo, y si esas personas todavía trabajan ahí.
- De qué orígenes de datos depende cada informe.
Radiografía de su Power BI. Estoy armando una revisión que responde todo lo anterior en un solo informe, con acceso de solo lectura. Las tres primeras empresas medianas que la pidan la reciben sin costo, a cambio de su opinión honesta sobre lo que sirve y lo que sobra.
Preguntas frecuentes
¿El registro de auditoría guarda 90 o 180 días?
Con Audit (Standard), 180 días. Hasta el 17 de octubre de 2023 eran 90, y por eso muchas respuestas en foros todavía dicen 90. Con Audit (Premium), que viene con las licencias E5, se pueden configurar políticas de retención más largas.
¿Quitar la licencia a un usuario baja la factura?
No por sí solo. Quitar la asignación deja la licencia libre, pero se sigue pagando. Para pagar menos hay que reducir la cantidad de licencias de la suscripción, y según el tipo de contrato eso solo se puede hacer dentro de una ventana después de comprar o renovar.
¿Un usuario que solo mira informes necesita Power BI Pro?
Depende de dónde está el contenido. Si el área de trabajo está en capacidad compartida, sí. Si está en una capacidad Premium o Fabric F64 o mayor, un usuario con licencia gratuita puede ver lo que le comparten.
¿Y el informe de uso y adopción que trae Fabric?
El informe Feature usage and adoption del portal de administración marca elementos inactivos, pero con 30 días de historia y sin una lista de usuarios inactivos por tipo de licencia. Sirve para una mirada rápida, no para decidir qué licencias quitar.
Fuentes
- Microsoft Learn, Asignar o cancelar la asignación de licencias en el centro de administración de Microsoft 365.
- Microsoft Learn, Comprar o quitar licencias de una suscripción empresarial.
- Microsoft Learn, Buscar en el registro de auditoría (rango de 180 días, roles y límite de exportación).
- Microsoft Learn, Soluciones de auditoría en Microsoft Purview (cambio de 90 a 180 días).
- Microsoft Learn, Lista de operaciones de Fabric (nombres de las actividades).
- Microsoft Learn, Características del servicio Power BI por tipo de licencia.
- Microsoft Learn, Admin - Get Activity Events.
- Microsoft Learn, Informe de uso y adopción de características.
- Blog de Power BI, Important update to Microsoft Power BI pricing (USD 14 desde el 1 de abril de 2025).
Los nombres de menú del centro de administración pueden variar según el idioma y la vista (simplificada o panel). Revisado contra la documentación vigente en octubre de 2026.